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Verwaltung Office Management Kommunikation Groupware Intranet Adressen Vorgang Projekt Aufgaben Doit Mitarbeiter Texte Zeiterfassung QM Plan Software |
Automatisch
(Serien-)Faxen mit TOBIT / DAVID
Die optimale Schrift in OMEN Doit-Board Einführung / Einarbeitung Serienbriefe drucken Telefonieren |
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OMEN RÜNAGEL |
Einführung
/ Einarbeitung
Die stufenweisen Einführung von OMEN hat sich insbesondere für unerfahrene Mitarbeiter bewährt. Nachdem OMEN nur die Menue-Punkte anzeigt, für die Rechte vergeben sind, können Sie zum Beispiel anfangs nur die Adressen und Textverarbeitung freigeben. Das Doit-Board erscheint erst, wenn für diesen Mitarbeiter ein aktuelles Doit vorhanden ist. Es ist somit auch für Einsteiger kein Problem mit OMEN zu arbeiten. Wer die Grundfunktionen eines Fensters kennt, kann das gesamte OMEN bedienen.  |
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| TIP
OMEN
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Serienbriefe
drucken
In der OMEN-Textverarbeitung können Sie mehrere Dokumente mit verschiedenen Adress-Abfragen gleichzeitig bearbeiten. Um einem Dokument die gewünschten Adressen zuzuordnen gehen Sie folgendermaßen vor:
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| TIP
OMEN
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Automatisch
(Serien-)Faxen mit TOBIT
Wie alle anderen Datenfelder, können Sie "Fax 1" und "Suchbegriff" frei im Text positionieren. Schreiben Sie folgende Zeilen an beliebige Stelle in den Text und speichern als Vorlage (z.B. FAX-TOBI.VOR). Beispiel: @@NUMMER <Fax 1> @@BENUTZER Hannes RÜNAGEL @@ADRESSAT <Suchbegriff > Das Faxprogramm entfernt diese Zeilen und wertet sie aus. Nach "Benutzer" schreiben Sie einfach Ihren Namen. Natürlich müssen Sie beim Drucken TOBIT-FAX eingestellt haben. Vergessen Sie nicht, im Kopf und Fußbereich Ihr Briefpapier abzubilden und evtl. die Unterschrift einzuscannen. Stellen Sie einen linken Rand von ca. 2,5cm und eine Breite von ca. 18cm ein, da sonst der Text von manchen Faxgeräten abgeschnitten wird. Somit können Sie, genau wie beim Druck, ein Dokument an einen Empfänger oder an alle in der Abfrage der Adressverwaltung enthaltenen Adressen automatisch faxen. |
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| TIP
OMEN
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Die
optimale Schrift in OMEN
Mit den meisten Bildschirmeinstellungen hat sich die Schrift "MS Sans Serif" in Größe 9 Punkt als klarste Einstellung bewährt. Beachten Sie, daß im Feld "Grad:" die "9" manuell eingetragen werden muß, da sie in der Liste nicht zur Verfügung steht. Schriftart einstellen: (Extras / Optionen... / Computer / Schriftart) |
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Doit-Board
So halten Sie Ihr Doit-Board übersichtlich. Verschieben Sie Ihre Doit´s nach eigenem Ermessen in der Wichtigkeitsebene. Dadurch behalten Sie die grundsätzliche Übersicht und Bearbeiten von oben nach unten. Nachdem im Doit-Board nur zeitlich aktuelle Doit´s erscheinen, sollten Sie Terminverschiebungen immer eingeben, damit sie nur erscheinen, wenn sie gebraucht werden. Stellen Sie z.B. fest, daß Ihr externer Ansprechpartner, den Sie zur Erledigung eines Doit´s benötigen, noch 14 Tage im Urlaub ist, tragen Sie diese Tatsache im Zwischenbericht ein und verschieben den Anfangstermin des Doit´s auf den ersten Tag an dem er wieder erreichbar ist. Geben Sie Doit´s, an denen Sie Ihren Teil erledigt haben, an andere Mitarbeiter ab, indem Sie den Empfänger ändern. Das Doit verschwindet aus Ihrem Doit-Board, Sie bekommen eine Meldung über die Abgabe und es erscheint bei Ihrem Mitarbeiter. Tragen Sie Ihre Tätigkeiten immer im Zwischenbericht ein, solange das Doit nicht endgültig erledigt ist. Es gibt Doit´s, die Sie über einen längeren Zeitraum bearbeiten und nicht erst kurz vor dem Endtermin sehen wollen. Dafür gibt es die Möglichkeit den Anfangstermin, Erinnerungstermin und Endtermin zu definieren. Im Doit-Board sehen Sie immer den nächst eintreffenden Termin mit Datum und Symbol und es wandert autom. in Ihrer Liste nach oben. Dadurch sehen Sie immer auf einen Blick, was für Sie wichtig ist und es kann kein Termin versäumt werden. Terminieren Sie "Massen-Doit´s"
wie z.B. "Nachtelefonieren" um Monate voraus und gestalten Sie eine Abfrage
in der Doit-Übersicht. In dieser Abfrage berücksichtigen Sie
den Empfänger, das Schlagwort "Nachtelefonieren" und das Feld "erledigt=[LEER].
Wenn Sie Zeit zum "Nachtelefonieren" haben rufen Sie diese Abfrage auf
und bearbeiten die Doit´s systematisch. Die erfolgreich abgearbeiteten
Doit´s verschwinden aus der Liste.
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OMEN RÜNAGEL |
Telefonieren
In OMEN können Sie immer Ihr Telefon wählen lassen, wenn Sie eine Adresse sehen. Rechte Maustaste / Aktion / Telefonieren. OMEN stellt Ihnen alle Telefonnummern des Adresse und Ihre Telefonhistorie zur Verfügung. Eine Besonderheit stellen die Doit´s dar. Dort können Sie im Doit-Board einfach eines markieren und den Wählvorgang starten, ohne daß eine Adresse sichtbar ist. OMEN holt sich die Nummer aus der mit dem Doit verknüpften Adresse! |
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Über OMEN
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